GT SIMPLIFICATION DES TACHES ADMINISTRATIVES

Publié le 19 Janvier 2017

GT SIMPLIFICATION DES TACHES ADMINISTRATIVES

17/01/17

Ouverture 14h40 par le SG

Le dossier sur la simplification des taches administratives est une priorité nationale engagé depuis plusieurs années et une demande de plusieurs chefs d'établissement lors de la commission blanchet.

Objectif : Réguler les demandes et alléger les procédures administratives.

Ce groupe de travail rend compte ce qui a été réalisé et ce qu'il peut être réalisé

Isabelle Soler rappelle la démarche qui a été retenue :

- Ne pas séparer les métiers

- 4 Ateliers ont été mis en place pour travailler sur des grands thèmes

Tableaux des propositions :

1 - Mesures nécessitant un arbitrage national

Elections des parents d'élèves :

Proposer un vote par voie électronique

Simplification de la procédure parents

Application SIECLE (une mise à jour s'annonce)

Modifier la saisie des responsables légaux et des régimes

Créer une fiche de sortie élève

Modifier le certificat de scolarité

Permettre l'édition du certificat signé par le chef d'établissement

Saisie de l'absence des professeurs

Permettre une saisie collective en cas de stage

Envisager le procédé pour les convocations eux examens

Application DEMACT

Permettre à la DSDEN d'accéder à DEMACT (effectif avec la nouvelle version)

Permettre à l'agent comptable d'accéder à DEMACT et imprimer les actes et les pièces jointes. (Aucune avancée prévue en ce domaine, en cas de problème ne pas hésiter à joindre la DAF 4)

Saisie des absences des professeurs

Créer un lien entre GICC SUPPLE pour les absences de plus de 15 jours et de la demande de suppléance (La DSI se propose de recueillir les différentes étapes du processus et de faire une demande au niveau national pour concrétiser la mesure)

Le secrétaire général annonce la mise en place d'un prochain groupe de travail sur les remplacements de courtes durée. Trop de disparités sont constatées lors de l'activation de protocole de remplacements de courtes durées. Comme il n'existe pas de quotas la mesure représente un dépassement de 200 000 € par an.

2 – Propositions n'appelant pas de réponse académique

Fonds social

Demande d'une procédure électronique

Procédure interne à chaque établissement mais il est fait remarqué que les personnes demandant le fonds social sont souvent très démunies et qu'il faut les accompagner pour la constitution du dossier. Un dossier électronique risque de les desservir.

Réponses aux enquêtes

Donner un délai de réponse raisonnable en tenant compte de la fermeture des établissements

GFC

Créer une alerte lors du changement de RIB

Lever l'incohérence réglementation GFC/SCONET

Laisser l'imputation à la disposition de l'agence comptable

GFC ne connaîtra plus d'avancées majeures, il faudra attendre l'arrivée de la nouvelle application Opale horizon 2018 / 2019

Prise de poste des nouveaux secrétaires

Destiner un livret d'accueil avec un organigramme fonctionnel des services du rectorat et des DSDEN

Il existe déjà un livret d'accueil pour tous les personnels nouvellement nommés.

Prise de poste des nouveaux adjoints gestionnaires

Mettre en place un jour d'initiation dès la nomination en juin La nouvelle formation débute dès la 2ème semaine de septembre. Il semble bien difficile de réunir les nouveaux personnels avant cette date (certains arrivant d'autres académies)

Suivi de l'orientation

Publier un guide simplifié en ligne

Les personnes compétentes ont déjà accès à ce genre de documents

Dossier de bourses

Procédure et dossier électroniques

Plusieurs académies expérimentent déjà cette procédure depuis la rentrée 2016, une généralisation est prévue pour la rentrée 2017

3 – Mesures confiées à un service académique

Notation administratives des enseignants

Débuter en février sur un temps plus long

La notation n'est plus effective dès cette année

Enquête du parc immobilier

Supprimer l'enquête jugée complexe et inutile

C'est de cette enquête que beaucoup de données importantes sont extraites, il faudra donc expliciter au mieux les attentes et créer un tutoriel expliquant les termes techniques.

Création d'un espace de données partagées sur un serveur académique entre EPLE d'un même groupement comptable.

Initiative déjà approuvée, il faudra créer un groupe de travail (adjoints gestionnaires et comptables) pour définir les besoins et le cadre réglementaire.

Déclaration des avantages en nature

Faire appliquer le taux forfaitaires pour évaluer les prestations en l'absence de compteurs individuels

La case « taux forfaitaire » a déjà été ajoutée au questionnaire

Actes de gestion RH pilotés par le rectorat et de gestion annuelle de l'EPLE

Diffuser aux EPLE un calendrier annuel de gestion

Un calendrier des différentes périodes de gestion va être mis au point avec les différents services du rectorat.

La matrice sera définie pour avril afin de réunir un GT en mai.

Une demande similaire auprès des collectivités territoriales va être faite.

Enquêtes des collectivités

Des informations disponibles dans les comptes financiers ou transmises au rectorat sont redemandées aux EPLE

La DAF propose de mettre en place une nouvelle formation à l'utilisation de COFI PIAD à destination des collectivités territoriales

L'ordre du jour n'appelant plus de remarque, la séance est levée a 16h15.