ATELIER DE TRAVAIL DU 23 MAI 2016 SUR LA SIMPLIFICATION DES TACHES ADMINISTRATIVES

L’atelier groupe a3 est réuni pour étudier les propositions de simplification des tâches administratives recueillies par l’enquête du mois de mars.

Le rectorat propose dans un premier temps d’établir un calendrier récapitulatif des échéances pour les établissements.

Il est remarqué que ce type de calendrier existe déjà pour les chefs d’établissements sur le site de l’Esen et dans le vadémécum du gestionnaire.

Aet I propose que si un calendrier est établi, il devra être le plus clair possible, mensuel et pourquoi pas apparaitre sur le site du rectorat.

L’idée est de construire une première base et demander aux établissements de la compléter. (3 ou 4 établissements par domaine). Au départ pendant 1 trimestre mais A et I propose que les établissements travaillent un peu plus qu’un trimestre sur un domaine car les trimestres se suivent mais ne se ressemblent pas.

La proposition P17 de l’enquête propose la création d’un espace partagé entre l’agence comptable et ses établissements rattachés. Cela permettrait de faire face aux multiples changements de gestionnaires que nous observons dans l’académie.

Aet I souligne que l’espace collaboratif est très fournit et que cet espace partagé pourrait être dans le même genre.

La DAF 4 regrette juste le manque d’un moteur de recherche.

L’idée sera soumise au groupe de travail.

La Proposition 4 de l’enquête propose que les demandes de bourse soient effectuées en ligne. Le rectorat explique que cette hypothèse est envisagée au niveau National et que le rectorat de Reims n’a pas souhaité se positionner pour tester ce dispositif. Cette proposition ne sera donc pas évoquée en groupe de travail.

La proposition P12 sera soumise au groupe de travail.

La proposition P13 évoque que les agents comptables aimeraient avoir accès aux actes de ses établissements rattachés dans DEMACT. Seul l’accès par les autorités de contrôle est étudié au National. L’atelier fait ressortir que le problème est dû en particulier aux pièces jointes. Un établissement peut joindre une pièce à un acte et en donner une autre à son agence comptable.

A et I propose de faire remonter au National cette problématique. Les pièces jointes pourraient être authentifiées au même titre que les actes (signature électronique). Le rectorat propose de soumettre cette demande au National.

La proposition P14 énumère les problèmes de délai de réponse inadapté aux enquêtes. Le rectorat estime que ces enquêtes sont prévues au National et le groupe de travail n’a pas à se saisir de la question. Le calendrier pourra permettre de répondre à cette demande.

Il est souligné qu’une partie des enquêtes pourrait être évitée. Par exemple, le rectorat nous demande des détails sur les fonds sociaux, ou les avantages en nature qui sont déjà dans le compte financier.

La proposition 6 de l’enquête propose d’ajouter une case observation dans siècle pour préciser ce que l’on entend par autre membre de la famille.

Le rectorat répond qu’il s’agit d’un problème juridique.

A et I souligne que siècle n’est pas toujours renseigné correctement, que souvent le secrétariat note en responsable légal 1 la personne à joindre en premier, alors que ce n’est pas réellement le responsable légal 1. Il est également dommage que l’on ne puisse pas établir une facture pour chaque parent responsable légalement (en cas de garde partagée par exemple).

Jérome Batillet