COMPTE RENDU DU GT SIMPLIFICATION DES TACHES EN EPLE

GROUPE DE TRAVAIL N°2

SIMPLIFICATION DES TACHES EN EPLE

9 décembre 2015

Mme SOLER rappelle les axes du 1er groupe de travail :

• Repérer les conditions
• Accès à l'information pour les personnels des EPLE, les élèves et les familles
• Ateliers liés aux métiers en EPLE

→ Pas de cloisonnement tous les métiers inclus

Il faut fluidifier les relations entre les services du Rectorat et des EPLE : Qui demande pourquoi et comment au rectorat.

3 premiers thèmes à aborder :

• Quel accès à l'information
• ce qui est disponible
• Est ce connu

Le responsable du service communication, présente les espaces d'informations existants :

• WEB Public

Portail pédagogique

Serveur sepia

Site académique qui regroupe désormais les éléments des dsden et de la dafpic.

• Accès restreint

Intranet personnel qui sera refondé fin janvier 2016 sur modèle site académique

Web collaboratif pas très développé

Portail arena

Des liens sont créés entre les différentes sources d'informations (on entre par un des points pour aller à un autre : ex du site académique à l'intranet).

En 2014 un courrier du SG demandait qu'un maximum de tutoriel soit mis à la disposition de tous.

Dès fin janvier une News Letters sera transmise via boite mail à tous les personnels.

Une mise à jour est encours sur le répertoire académiques des circulaires la recherche sera plus rapide et plus détaillée.

Une mise à jour site internet et intranet est également en cours ainsi que de l'espace collaboratif.

Refonte de l'espace contact « nous écrire » sur le site académique (plus pour les personnes extérieures).

2017 des applications devront être accessibles sur Smartphone et tablette.

Il est indiqué que c’est difficile de savoir qui fait quoi au rectorat. Comment peut-on avoir une information rapide si la personne est absente.

L'Annuaire sur intranet est recensé par personnel et non pas par mission. Il faudrait pouvoir faire une recherche par mission.

Une formation et une Professionnalisation des personnels d'accueil a déjà été mise en place.

Rappel de l'ouverture récemment pour les Chefs d'établissement du guichet unique.

Un recueil des documents réglementaires sur le site serait une aide précieuse pour les établissements (ex lettre réglementaire d'exclusion).

Le Rectorat nous indique que le site iria s'est enrichi donc s’est complexifié dans les recherches. Il y a une perte en lisibité.

Il est demandé la possibilité d’avoir :

• Des formations des personnels de direction stagiaires et des personnels nouveaux sur les outils d'informations mis à leur disposition
• Tutoriels à faire
• Entrées plus clairs
• Entrées par date selon un calendrier annuel des actions au cours de l'année
• Base documentaire dans gestion des eple très light

Le rectorat indique que dans 1er degré des choses ont été faites mais pas encore finalisées, il demande à ce que ce soit ajouter dans thématique.

Il est demandé à ce que les mails avec pièces justificatives aient des noms explicites (travail en cours mené au niveau des personnels du rectorat).

A et I précise qu’il n'existe aucun outil de suivi de carrière pour les personnels administratifs contrairement aux enseignants ou aux personnels de direction. Pourtant il serait utile pour ses personnels de connaître les dates de changements d'échelon ou s'ils peuvent prétendre à une liste d'aptitude...

Sur le site il y a très peu d'informations au niveau Gestionnaire.

Le Rectorat informe qu’au départ I PROF veut dire I PROFESSIONNEL et n'était pas réservé qu’aux enseignants mais à tous les personnels. Mais au niveau national cela n'a pas été développé.

Un récapitulatif est fait sur les pistes de travail :

• problèmes pour voir l'information pour des catégories C et manque d'informations personnalisées.
• Base de données de documents réglementaires
• Répertoire par missions des personnels du rectorat

Il est proposé la création d’un formulaire de recueil des besoins. Le questionnaire sera envoyé à tous les personnels qui répondront sur la base du volontariat avant fin mars.

Les ateliers thématiques devront donc avoir lieu entre avril et juin 2016 pour une présentation au CTA à la rentrée 2016.

Le rectorat s’engage à transmettre un tableau récapitulatif des nouvelles thématiques.

Un coordonateur devra être nommé dans chaque atelier, ainsi que des participants, il faudra aussi réaliser un calendrier de travail.

Laurence Pérardot et Jérôme Batillet